Singkawang – Tim IT Dinas Komunikasi dan Informatika telah merilis beberapa aplikasi dan satu diantaranya adalah aplikasi tata persuratan yaitu ‘e-office”. Hasil aplikasi tersebut telah dijadikan rintisan dalam penerapan Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang akan segera diterapkan di seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Lingkungan Pemerintah Kota Singkawang.
Aplikasi e-office adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi yang secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi, di mana data, informasi dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi.
Untuk menunjang penerapan TTE Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang secara simultan melakukan tahapan-tahapan sosialisasi dan dilanjutkan dengan Forum Discussion Group (FGD) terkait system pengamanan persuratan melalui penerapan TTE dan e-office.
Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota Singkawang, Bosni mewakili Wali Kota Singkawang dalam FGD tersebut menyampaikan, di era industri 4.0, transformasi digital mutlak dilakukan, khususnya dalam pelayanan publik yang mudah, murah, cepat, ramah, dan akuntabel. Salah satunya, pengembangan TTE sebagai sertifikasi elektronik yang akan digunakan pada dokumen elektronik
“Penggunaan TTE dalam penyelenggaraan pemerintahan, diharapkan dapat mempermudah penyelenggaraan administrasi perkantoran. Karena dokumen yang telah tersertifikasi secara elektronik dengan TTE dapat diakses secara lebih cepat, mudah, kapan saja, dan dimana saja,” kata Bosni, Selasa (14/12).
Selain itu, penerapan TTE dan e-office dapat menghemat ruang penyimpanan karena dokumen dapat disimpan secara elektronik dalam awan komputasi (cloud computing), serta menghemat biaya/anggaran untuk ATK, penggandaan, dan jasa pengiriman dokumen melalui pos.
Bosni berharap agar semua jajaran di lingkungan Pemerintah Kota Singkawang dapat membangun komitmen yang baik dalam penerapan TTE dan e-office di lingkungan kerja masing-masing.
“Sebagus apapun aplikasi tanpa adanya dukungan semua pihak maka tidak akan optimal, untuk itu semua lini harus komitmen untuk wajib menerapkan dengan menyesuaikan diri serta membiasakan mengelola administrasi persuratan dan pelayanannya dengan e-office dan TTE,” ujarnya.
Sementara itu Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang, Ahyadi mengatakan pemanfaatan teknologi di berbagai lini memudahkan akses masyarakat namun rawan untuk diretas. Pemerintah Kota Singkawang terus mengoptimalkan perkembangan teknologi sebagai peningkatan pelayanan publik. Salah satunya dengan memanfaatkan Tanda Tangan Elektronik dan e-office untuk kemudahan pelayanan.
“TTE terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan atau terkait dengan informasi elektronik lainnya. TTE digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi atas identitas penanda tangan dan keutuhan serta keautentikan informasi elektronik. TTE dinilai perlu karena praktis, efisien, legal, dan utuh. Dengan TTE maka pelayanan masyarakat akan lebih mudah,” katanya.
Kabid E-Government dan Telematika Dinas Kominfo, Evan Ernanda dan tim dalam penyampaian paparannyanya menjelaskan bahwa konsep E-office yang diterapkan dianalisa berdasarkan ketersediaan data dan informasi. Konsep portal intranet harus dapat mengakomodir data yang tersedia dan dibutuhkan user. Dianalisa juga dampak penggunaan data tertentu terhadap efesiensi proses dalam aplikasi.
“Pembuatan aplikasi dilakukan dengan cara pemrograman terstruktur dengan pemanfaatan database. aplikasi e-office telah memiliki platform yang akan digunakan untuk berkomunikasi antar pengguna. Aplikasi e-office terdiri dari beberapa menu dan modul sebagai fasilitas pendukung kegiatan perkantoran,” katanya.
